Trong hệ thống chính quyền các cấp, chính quyền cơ sở xã, phường, thị trấn (gọi chung là cấp xã) có vai trò, vị trí và ý nghĩa rất quan trọng trong tổ chức thực hiện chủ trương, đường lối, chính sách của Đảng và pháp luật của nhà nước vào thực tiễn đời sống xã hội, là nơi trực tiếp phát huy quyền làm chủ của nhân dân, khai thác tiềm năng tại chỗ ở địa phương trong sự nghiệp phát triển kinh tế - xã hội, củng cố an ninh, quốc phòng, tạo điều kiện cho nhân dân địa phương xây dựng cuộc sống ấm no, hạnh phúc. Vì vậy, cải cách hành chính đối với chính quyền cấp xã là vấn đề cần được quan tâm và chú trọng. Việc triển khai thực hiện phải đồng bộ trên tất cả 6 nhiệm vụ từ cải cách thể chế; cải cách thủ tục hành chính; cải cách tổ chức bộ máy; xây dựng và nâng cao chất lượng đội ngũ cán bộ, công chức; cải cách tài chính công và hiện đại hóa hành chính.
Cải cách thể chế giúp xây dựng, ban hành văn bản quy phạm pháp luật đúng quy định của pháp luật, phù hợp thực tiễn tình hình kinh tế - xã hội ở địa phương và tổ chức thực hiện các chủ trương của Đảng, chính sách, pháp luật của Nhà nước tại địa phương một cách hiệu quả; cải cách thủ tục hành chính nhằm giải quyết thủ tục hành chính cho người dân, doanh nghiệp được tốt hơn, giải quyết kịp thời các kiến nghị, khiếu nại, tố cáo của công dân đạt hiệu quả cao; cải cách tổ chức bộ máy, đổi mới tổ chức và hoạt động, cải tiến phương thức quản lý điều hành của Ủy ban nhân dân, Chủ tịch Ủy ban nhân dân theo hướng chuyên nghiệp và phục vụ dân; phân công nhiệm vụ, trách nhiệm cụ thể cho cán bộ, công chức tránh sự chồng chéo trong thực hiện nhiệm vụ theo quy định của pháp luật và yêu cầu nhiệm vụ thực tiễn của địa phương, xây dựng mối quan hệ công tác với cấp uỷ, Hội đồng nhân dân và các tổ chức chính trị- xã hội cùng cấp và các cơ quan nhà nước cấp trên; xây dựng và nâng cao chất lượng đội ngũ cán bộ, công chức là xây dựng đội ngũ cán bộ, công chức có trình độ chuyên môn nghiệp vụ và năng lực công tác đảm bảo hoàn thành chức trách nhiệm vụ với nhiều hình thức như giáo dục tinh thần trách nhiệm và đạo đức công vụ, kỷ luật, kỷ cương hành chính, phòng chống quan liêu, tham nhũng, lãng phí; chăm lo đào tạo, bồi dưỡng và thực hiện đầy đủ các chế độ chính sách đãi ngộ cho cán bộ, công chức; cải cách tài chính công, thực hiện tốt quy định phân cấp quản lý tài chính và ngân sách, bảo đảm quyền quyết định ngân sách cấp xã của Hội đồng nhân dân xã theo luật định; từng bước thực hiện khoán chi quản lý hành chính theo quy định (Nghị định số 117/2013/NĐ-CP ngày 7/10/2013 của Chính phủ về sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị đinh số 130/NĐ-CP ngay 17/10/2005 của Chính phủ), xây dựng và ban hành quy chế chi tiêu tài chính, quy chế sử dụng và quản lý tài sản và một số quy chế khác liên quan; hiện đại hóa hành chính là ứng dụng công nghệ thông tin vào hoạt động quản lý, điều hành và xử lý công việc; trang bị máy móc, phương tiện làm việc…
Để thực hiện tốt các nhiệm vụ cải cách hành chính trên phải có sự lãnh đạo sát sao của Đảng uỷ, sự kiểm tra giám sát thường xuyên của Hội đồng nhân dân, các tổ chức đoàn thể và các tầng lớp nhân dân, đặc biệt là vai trò của Chủ tịch Ủy ban nhân dân xã. Ngoài ra, cần có giải pháp cụ thể, thiết thực trong công tác chỉ đạo, điều hành và thực hiện các nhiệm vụ cải cách hành chính.
Tỉnh Bắc Kạn có 122 đơn vị cấp xã, trong đó có 06 phường, 06 thị trấn 110 xã. Là một tỉnh miền núi đường xá đi lại giữa trung tâm huyện đến nhiều xã còn nhiều khó khăn, nhưng xác định được chính quyền cấp xã giữ vị trí, vai trò quan trọng trong sự phát triển kinh tế - xã hội của địa phương, trong những năm qua tỉnh Bắc Kạn luôn quan tâm đến công tác cải cách hành chính của cấp xã.
Được sự quan tâm chỉ đạo của các cấp ủy đảng, chính quyền các cấp, công tác cải cách hành chính tại các xã, phường, thị trấn đã có sự chuyển biến tích cực. Qua kiểm tra thực tế tại một số đơn vị cấp xã cho thấy, các đơn vị đều ban hành văn bản để cụ thể hóa các văn bản cải cách hành chính của cấp trên; văn bản quy phạm pháp luật do cấp xã ban hành chất lượng ngày càng cao; thủ tục hành chính thường xuyên được rà soát, thống kê đề nghị cấp có thẩm quyền sửa đổi, bổ sung và được niếm yết công khai tạo thuận lợi cho người dân, doanh nghiệp khi đến giao dịch; cơ chế một cửa được duy trì hoạt động; việc giải quyết thủ tục hành chính cơ bản kịp thời, đúng quy định tạo được sự đồng tình ủng hộ của người dân, doanh nghiệp; chức năng nhiệm vụ được phân công cụ thể, rõ ràng, đúng với chuyên môn, nghiệp vụ của từng cán bộ, công chức nên giải quyết công việc ngày một hiệu quả; trình độ chuyên môn đội ngũ cán bộ, công chức ngày được nâng cao và chuẩn hóa theo quy định; công nghệ thông tin được ứng dụng trong giải quyết công việc.
Các đơn vị được kiểm tra trong năm 2017, trong đó có Ủy ban nhân dân thị trấn Chợ Mới thuộc huyện Chợ Mới, là đơn vị cấp xã nằm ở trung tâm huyện, việc thực hiện cải cách hành chính luôn được cấp ủy đảng, chính quyền đơn vị quan tâm thực hiện, hàng năm đơn vị đều ban hành kế hoạch cải cách hành chính năm để cuối năm làm cơ sở tự đánh giá kết quả thực hiện cải cách hành chính của đơn vị. Trong năm, đơn vị đã ban hành 02 văn bản quy phạm pháp luật, trong đó có 01 Nghị quyết của Hội đồng nhân dân và 01 Quyết định của UBND xã, các văn bản ban hành đảm bảo đúng trình tự thủ tục, có chất lượng và tính khả thi cao phù hợp với thực tiễn địa phương. Xây dựng kế hoạch rà soát quy định thủ tục hành chính năm 2017 và tổ chức rà soát 55 thủ tục hành chính thuộc thẩm quyền giải quyết của cấp xã (lĩnh vực đăng ký lại khai sinh 01 TT; tư pháp 42 TT; lao động xã hội 06 TT; tài nguyện 05 TT; lâm nghiệp 01 TT), qua đó đề nghị cấp có thẩm quyền rút ngắn thời gian giải quyết đối với TTHC đăng ký lại khai sinh từ 05 ngày xuống 01 ngày. Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả duy trì hoạt động, tổng số hồ sơ tiêp nhận 1.866 hồ sơ, đã giải quyết 1.866 hồ sơ (trong đó lĩnh vực tư pháp 1.825 hồ sơ, lao động xã hội 30 hồ sơ, địa chính - môi trường 02 hồ sơ, lâm nghiệp 09 hồ sơ). Trình độ chuyên môn đội ngũ cán bộ, công chức luôn được nâng cao và chuẩn hóa, đơn vị có 19 cán bộ, công chức trình độ chuyên môn đại học 8, trung cấp 8, chưa qua đào tạo còn 3 cán bộ. Cán bộ, công chức của đơn vị được sắp xếp đúng trình độ chuyên môn nghiệp vụ theo quy định. Ban hành quy chế chi tiêu nội bộ, làm tốt công tác tiết kiệm chi để mua sắm trang thiết bị phục vụ công việc, tại thời điểm kiểm tra đơn vị có 16 máy vi tính. Đơn vị đã ứng dụng công nghệ thông tin trong giải quyết công việc như ứng dụng Phần mềm quản lý văn bản hồ sơ công việc; kết nối mạng INTERNET; sử dụng hòm thư công vụ…
Bên cạnh những kết quả đạt được công tác cải cách hành chính của cấp xã nói chung và Ủy ban nhân dân thị trấn Chợ Mới nói riêng còn một số hạn chế, một số cán bộ chủ chốt cấp xã còn nhận thức chưa đầy đủ về công tác cải cách hành chính, họ cho rằng, công tác cải cách hành chính chỉ là việc rút gọn, làm đơn giản hóa các thủ tục hành chính. Năng lực, trình độ của đội ngũ cán bộ, công chức tuy được nâng lên nhưng chưa đồng đều, vẫn còn cán bộ chưa đạt chuẩn về trình độ chuyên môn. Công chức tham mưu thực hiện công tác cải cách hành chính, kiểm soát thủ tục hành chính và trực tại Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả đều kiêm nhiệm. Trụ sở làm việc trật hẹp, trang thiết bị thiếu thốn do vậy chưa bố trí được phòng làm việc riêng cho Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả (trừ 06 phường thuộc thành phố Bắc Kạn), hầu hết phòng làm việc của Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả là phòng làm việc của công chức chuyên môn. Công nghệ thông tin đã được đầu tư ứng dụng nhưng chưa tương xứng với yêu cầu hiện nay nên việc thực hiện công tác cải cách hành chính đạt hiệu quả chưa cao.
Với những hạn chế, khó khăn trên, thời gian tới, ngoài sự nỗ lực, trách nhiệm của từng đơn vị trong thực hiện cải cách hành chính thì cần sự quan tâm, hỗ trợ nhiều hơn nữa từ cấp trên về đầu tư kinh phí xây dựng cơ sở vật chất, trang thiết bị làm việc và ứng dụng công nghệ thông tin; thường xuyên tổ chức các lớp tập huấn, bồi dưỡng về chuyên môn, nghiệp vụ đối với cán bộ, công chức phụ trách công tác cải cách hành chính, cán bộ làm việc tại Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả.