Cùng với việc triển khai vận hành đồng bộ các ứng dụng dùng chung trong lộ trình xây dựng chính quyền điện tử, thời gian qua, tỉnh Bắc Kạn đang từng bước chuyển phương thức lưu trữ truyền thống sang lưu trữ điện tử, tạo điều kiện phục vụ cung cấp thông tin lưu trữ nhanh chóng, chính xác và đảm bảo chất lượng, đáp ứng yêu cầu quản lý quản lý nhà nước trên địa bàn tỉnh.

Trong hoạt động quản lý hành chính nhà nước hiện nay, công tác lưu trữ góp phần quan trọng đảm bảo thông tin cho hoạt động quản lý; cung cấp những tài liệu, tư liệu, số liệu đáng tin cậy phục vụ các mục đích chính trị, kinh tế, văn hoá, xã hội. Đồng thời, cung cấp những thông tin quá khứ, những căn cứ, những bằng chứng phục vụ cho hoạt động quản lý của các cơ quan. Hồ sơ tài liệu trở thành phương tiện theo dõi, kiểm tra công việc một cách có hệ thống, qua đó cán bộ, công chức có thể kiểm tra, đúc rút kinh nghiệm góp phần thực hiện tốt các mục tiêu quản lý về năng suất, chất lượng, hiệu quả và đây cũng là những mục tiêu, yêu cầu của cải cách nền hành chính nhà nước ở nước ta hiện nay.

Tài liệu lưu trữ là nguồn lực thông tin quan trọng phục vụ cho công tác quản lý Nhà nước, quản lý xã hội, xây dựng kinh tế, phát triển và nâng cao đời sống văn hóa của nhân dân. Việc xây dựng và triển khai công tác số hóa tài liệu lưu trữ lịch sử là nhu cầu thiết yếu để từng bước tiến tới hiện đại hóa việc ứng dụng công nghệ thông tin vào lĩnh vực lưu trữ tài liệu của tỉnh. Từ đó góp phần hiện đại hóa nền hành chính, nâng cao chất lượng và hiệu quả quản lý, điều hành công việc cùng các hoạt động tác nghiệp, xử lý, khai thác, trao đổi thông tin.

Tài liệu lưu trữ được số hóa sẽ tạo cơ sở bước đầu cho công tác bảo quản tài liệu lưu trữ lịch sử một cách toàn vẹn thông qua quy trình số hóa tài liệu lưu trữ lịch sử dạng tài liệu giấy sang dạng tài liệu số, hoặc dữ liệu số nhằm kéo dài tuổi thọ của tài liệu lưu trữ lịch sử bản gốc, thực hiện giải pháp của quy trình bảo quản, quản lý và khai thác tập trung. Đồng thời phục vụ tổ chức sử dụng hiệu quả tài liệu lưu trữ lịch sử và cung cấp tốt nhất cho các cơ quan, tổ chức, cá nhân có nhu cầu sử dụng tài liệu lưu trữ để phục vụ công tác, nghiên cứu khoa học, lịch sử và các nhu cầu chính đáng khác theo quy định của Luật Lưu trữ.

Số hóa dữ liệu lưu trữ là giải pháp tốt nhất cho một văn phòng điện tử: Giảm không gian lưu; tránh việc mất, nhàu nát tài liệu trong quá trình lưu trữ; lưu trữ, quản lý tài liệu vĩnh viễn; giảm thời gian tìm kiếm tài liệu; chia sẻ thông tin nhanh chóng; tăng cường khả năng bảo mật thông tin; nâng cao hiệu quả công việc do tập hợp các thông tin đưa đến một cách nhanh chóng và kịp thời; chi phí vận hành và quản lý thấp và hiệu quả...

Năm 2019, tỉnh Bắc Kạn bắt đầu triển khai phần mềm quản lý hồ sơ lưu trữ. Phần mềm được cài đặt tại Trung tâm Tích hợp dữ liệu phục vụ công tác quản lý hồ sơ lưu trữ lịch sử của tỉnh, đồng thời tích hợp với hệ thống phần mềm quản lý văn bản và hồ sơ công việc (TDOfice) cho 02 đơn vị (Văn phòng Đoàn ĐBQH, HĐND và UBND tỉnh, Sở Nội Vụ). Đối với Văn phòng Đoàn ĐBQH, HĐND, UBND tỉnh và Sở Nội vụ, hệ thống được tích hợp tại Modul Hồ sơ lưu trữ trên trang chủ của phần mềm TDOfice. Đối với Trung tâm Lưu trữ lịch sử, hệ thống được khai báo trên Internet (tại địa chỉ: https://qlhslt.backan.gov.vn).

Hệ thống phần mềm Quản lý hồ sơ lưu trữ bắt đầu được đưa vào sử dụng chính thức từ ngày 01/01/2020 đã phục vụ tốt công tác quản lý hồ sơ lưu trữ và hình thành được cơ sở dữ liệu về hồ sơ lưu trữ điện tử đáp ứng yêu cầu sử dụng và đúng quy định tại Thông tư 02/2019/TT-BNV ngày 24/01/2019 của Bộ Nội vụ. Tài liệu lưu trữ được số hóa đảm bảo chất lượng, sử dụng hiệu quả; đảm bảo có các bản sao lưu dự phòng tài liệu lưu trữ gốc và hỗ trợ việc thực hiện duy tu, bảo dưỡng, kiểm soát tài liệu. . Việc ứng dụng khoa học công nghệ vào công tác lưu trữ giúp tiết kiệm được thời gian, công sức và hạn chế khối lượng văn bản giấy ngày càng gia tăng, đồng thời hỗ trợ cho công tác khai thác phục vụ nhu cầu sử dụng tài liệu lưu trữ của nhân dân và cán bộ công chức, viên chức.

Hiện nay, các đơn vị đang tiếp tục thực hiện cập nhật văn bản vào hệ thống phần mềm Quản lý hồ sơ lưu trữ nhằm từng bước tạo nên kho dữ liệu lưu trữ điện tử hoàn chỉnh, phục vụ nhu cầu quản lý Nhà nước về lưu trữ và đáp ứng nhu cầu tìm kiếm thông tin lưu trữ của đơn vị, cá nhân và nhân dân trên địa bàn tỉnh./.