Theo quy định tại khoản 10 Điều 3 Nghị định 45/2020/NĐ-CP của Chính phủ về thực hiện thủ tục hành chính trên môi trường điện tử (có hiệu lực từ 22/05/2020) thì số hóa thủ tục hành chính là việc cơ quan Nhà nước chuyển đổi các kết quả giải quyết thủ tục hành chính đã cấp từ văn bản giấy sang văn bản điện tử hoặc thông tin số để bảo đảm cho việc thực hiện thủ tục hành chính trên môi trường điện tử.

(ảnh minh họa)

          Như vậy, thay vì làm việc thủ công, chủ yếu lưu chiểu dựa trên giấy tờ, sổ sách… kém hiệu quả và dẫn đến nhiều rủi ro trong thông tin, các cơ quan hành chính đã ứng dụng công nghệ thông tin, bước đầu để nâng cao chất lượng dịch vụ công.

          Số hóa TTHC cũng như việc triển khai cung cấp dịch vụ công trực tuyến, triển khai phần mềm một cửa hay một cửa liên thông và dịch vụ công mức độ cao tại các cơ quan Nhà nước đem lại nhiều hiệu quả thiết thực cho người dân, doanh nghiệp, cụ thể:

          Thứ nhất, số hóa TTHC nâng cao hơn hiệu quả giải quyết TTHC

          Việc sử dụng phần mềm giúp cán bộ công chức tiếp nhận dễ dàng và trả kết quả nhanh chóng cho người dân tiết kiệm thời gian, công sức. Hơn nữa, nhờ số hóa TTHC mà cơ quan cấp trên có thể kiểm tra, giám sát, cập nhật thường xuyên quá trình tiếp nhận và xử lý hồ sơ của cơ quan cấp dưới mọi lúc, mọi nơi, đảm bảo quá trình này diễn ra minh bạch, hiệu quả. 

          Thứ hai, số hóa TTHC tạo thuận lợi, giảm thời gian, chi phí cho người dân

          Hiện nay, khi mà người dân đã được định danh điện tử mức độ 2, việc thực hiện tra cứu dữ liệu trên hệ thống cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư, công dân có thể thực hiện tra cứu, khai thác thông tin thông qua cổng dịch vụ công từ đó sử dụng tài khoản của cá nhân thực hiện thao tác nộp hồ sơ trên cổng dịch vụ công. Trước đây, nếu muốn đăng ký thủ tục hành chính phải đến trực tiếp cơ quan nhà nước nhận phiếu theo thứ tự, chờ cán bộ tiếp nhận hồ sơ, thì nay, với phương thức dịch vụ công trực tuyến mức, mọi việc liên quan đến thủ tục hành chính đều có thể được thực hiện ở nhà, tiện lợi cho những người dân ở xa trung tâm, khó khăn trong việc đi lại. 

          Thứ ba, số hóa TTHC giúp tiết kiệm nguồn kinh phí cho ngân sách

            Có thể thấy, bên cạnh việc gửi, nhận văn bản điện tử giữa các cơ quan trong hệ thống hành chính nhà nước, việc lưu trữ hồ sơ điện tử đối với thành phần hồ sơ của doanh nghiệp, người dân thay thế cho hồ sơ giấy đã tiết kiệm một nguồn kinh phí đáng kể.

          Thứ tư, số hóa TTHC giúp nâng cao khả năng bảo mật cho tài liệu 

          Trước đây, người dân do phải bảo quản quá nhiều loại giấy tờ cho các TTHC hằng ngày, như khai báo tạm trú, tạm vắng, đăng ký giấy tờ xe; đăng ký kết hôn,… dẫn đến nhầm lẫn, thường xuyên làm mất, rách, hỏng. Quá trình làm lại các giấy tờ như chứng minh thư, giấy tờ xe, sổ đỏ, hộ khẩu,… rất mất thời gian và tốn công sức. Ngoài ra, khi công chức quản lý hồ sơ giấy, nhập liệu thủ công trên máy tính rất dễ rò rỉ thông tin, dễ cháy nổ, hỏng hóc hay bị mối mọt theo thời gian, nhất là với những tài liệu liên quan đến con người cần lưu trữ lâu dài. Việc số hóa TTHC đã giải quyết bài toán trên, việc tích hợp các loại thông tin trong một căn cước công dân có gắn chip; bảo quản, lưu trữ và xử lý tài liệu, hồ sơ trên một hệ thống minh bạch, nâng cao khả năng bảo mật và hiệu quả khai thác thông tin.

Tóm lại,số hóa thủ tục hành chính là một giai đoạn quan trọng trong công tác cải cách hành chính, ứng dụng công nghệ thông tin. Qua việc áp dụng công nghệ thông tin vào quá trình quản lý và thực hiện các thủ tục hành chính, chúng ta có thể nâng cao chất lượng dịch vụ công một cách hiệu quả và đem lại nhiều tiện ích cho người dân và doanh nghiệp./.